把握數位化機遇,SAP Concur 助益奧迪福斯汽車活力充沛引領行業

從2020年初新冠肺炎疫情爆發至今近兩年,後疫情時代已逐漸形成新常態。各個領域企業都已接受,並逐漸適應不確定性,和挑戰與病毒和平共處。同樣地,汽車產業也面臨著來自上游成本增加、晶片產能限制等,產業鏈層面的衝擊。這次疫情已成為推動汽車業數位化轉型的重要契機。
 
但對於奧迪福斯汽車來說,數位化的建置其實早於疫情爆發。正由於部署 SAP Concur 的差旅管理和費用報銷整合方案,奧迪福斯汽車得以在突如其來的疫情下,依然保持敏捷,更好地規劃業務策略,突破疫情時代企業成長的難題,並降低成本、提高效能。
 
前置系統部署,應對危機展現韌性
 
奧迪福斯汽車股份有限公司是德國福斯集團於2009年在台灣所成立的銷售分公司,並以台灣福斯集團 (Volkswagen Group Taiwan) 的身份負責經營集團旗下四大品牌,包含Volkswagen、Audi、Škoda和福斯商旅;2020年,台灣福斯集團憑借著豐富的產品陣線和靈活的品牌策略,在台灣共銷售23,164輛各式車款,並以12%市佔率成為台灣第三大進口車集團。
以汽車與零件批售和國際貿易為主要業務的奧迪福斯汽車,在疫情中也無法避免地受到影響。憑藉對行業趨勢的敏銳洞察,奧迪福斯汽車在疫情前就已預先部署了 SAP Concur 的解決方案,這讓其在眾多被迫居家辦公、業務受阻的企業中脫穎而出,展現出強大韌性。
 
多系統跨部門,簡化流程成企業數位化轉型契機
數位化的需求最初來自財務部門,經過IT團隊評估後,相關部門一同討論,開始進行數位化工作的籌備。談及當時進行數位化轉型的契機,其實是跨部門同事們一點一滴多次會議後,提出的需求。
 
在部署 SAP Concur 前,奧迪福斯汽車的差旅和報銷流程,涉及公司內外眾多部門,申請系統和審核單位。以海外差旅為例,從向HR呈交出差申請、到部門主管、財務長等不同單位輪流審核,再連繫旅行社溝通訂票細節,並在系統提交機票等費用核准,整個過程複雜冗長,常需要耗時一週以上。過往紙本流程,傳統紙本遞送簽呈的不透明性,員工無法得知審核進度,做即時追蹤。多系統並行,因不常操作系統,經常遇到阻礙,員工需要耗費大量精力學習和熟悉差旅流程與政策。
 
結束出差員工返回公司後,忙於公務的同時,還需抽出時間整理發票報銷、送交主管簽核,爾後將文件送財務、掃描憑證,繁雜的工作,影響部分員工本該處理核心業務的時間和精力,也在一定程度上影響了員工滿意度。而財務人員面對堆積如山的紙本申請單,更是不堪其苦。
 
符合需求建置系統,審核效率大幅提升
 
針對舊有流程問題的實際改善,並納入顧問公司的建議,綜合評估後奧迪福斯汽車團隊,決定借助 SAP Concur 對流程進行升級。透過前期細膩地深入溝通,SAP Concur 顧問團隊利用系統功能模組的專業,和差旅管理公司的後台程式進行銜接,使公司對機票、交通、住宿等費用,和員工出差常見之問題,更清晰明瞭的整合於系統中,減少員工申請過程中,反覆修改日期,來回詢問的時間。 主管對於預算掌控,出差合理性,更即時的控管,高效提升溝通的效能。
 
在請款階段,取代過往紙本流程,更新為線上後,透明度大為提升,員工不再需要頻繁親臨,或致電財務部追蹤進度。利用手機APP,管理層能隨時批准員工提交的申請,5分鐘不到就能完成單筆的申請核准。同時員工拍照上傳單據,即能印製請款單,加快請款時效和報銷速度。資料顯示,部署 SAP Concur 的差旅報銷後,海外差旅的審核時間,由5個工作天減少為2-3天,時間大幅縮短。此外,開票手續費,轉為Online線上訂票後,直接線上online的開票費用,相較於人工開票手續費,減少25%成本降低顯著。
 
從公司層面來說,精準的梳理和流程優化,縮減內部溝通時間,無論是出差人員、批核主管或財務人員,各單位都顯著地提升效率,減少來回溝通的時間成本,將更多精力投入自身的核心業務中,真正幫助業務的增長。
 
雖說成效顯著,但奧迪福斯汽車在數位化轉型的過程中也遇到了挑戰。“員工需要接受系統的改變,這是最大的困難。”團隊中採購 Olga和資訊專案 Sandy提到,為了讓員工更快地熟悉系統,SAP Concur 的顧問,協助奧迪福斯汽車,train the trainer 訓練種子教師和團隊成員,製作完整的教學手冊和影片,同時成立內部委員會Concur Committee 展開對內培訓。透過實際操作使用,員工深刻體驗到 SAP Concur帶來的效率提升,直覺及友善的操作介面,讓即使是外籍同事和主管,能不受語言限制地自在地使用,爾後員工接受度和滿意度也隨之提升。
 
作為傳統汽車產業,奧迪福斯汽車擁有深厚的文化底蘊和長期技術的積累,理解並順應新世代經濟環境下企業發展的數位化趨勢。“奧迪福斯汽車數位化的部署起步很早,在疫情之前就在使用,因此我們受疫情衝擊小,疫情期間也依然維持著業務的正常運作。”Olga表示。SAP Concur 發揮數位化之力,讓公司即使在員工居家辦公的情況下,依舊得以高效進展和規劃遠程業務。未來 SAP Concur 將持續努力,透過提升財務流程,協助奧迪福斯汽車,在日益複雜的國際環境下,和多方競爭格局中抓住機遇,乘勢而上,攀登新的高峰。