與其花時間核對錢到底花去哪裡,還不如隨時都對花費瞭若指掌

還記得媽媽第一次拿錢給您,要您去店裡買牛奶嗎? 您心想:"哇!牛奶還真便宜。還剩下一些錢可以買一袋糖果呢,而且她絕對不會發現! "

您錯了,她其實一清二楚。

故事背景換到了規模更大的成年人的商業世界,情況不會有太大的不同,只不過數字變成了數十億美元,而這些人並不是想偷買什麼小零食,而是要購買居家辦公設備,訂購昂貴餐點(給客戶吃的?給自己吃的?還是私下享受?),還有試圖在報銷報告中任意塞入雜七雜八的支出項目(稍後再來談論這一點)。

顯然他們這一堆支出項目都沒有違規。但隨著遠距與混合式工作的員工愈來愈多,要查明他們支出項目中哪些部分不合規定,也變得愈來愈困難。

疫情很容易破壞一切。

這兩年大家都過得相當辛苦。儘管這種全新的自由度讓您的團隊享有一些好處(坐在沙發工作實在相當舒適),但要查明他們到底如何花您的金錢,也變得更加困難重重。因此,當您收到一張來自 Amazon 的 1,500 美元收據時,您不知道他們買的到底是牛奶、糖果還是家庭劇院系統,而這些東西肯定是工作不會用到的。

根據最近一份由 Oversight 贊助的 SAP Concur 費用支出洞察分析報告指出,企業的費用支出風險比疫情剛開始時增加了將近三倍,而遠距工作也為這些高風險且高度可疑的支出情形,敞開了歡迎光臨的大門。舉例來說,有位客戶的員工試圖把步槍消音器列入在家工作的費用來核銷。沒錯,就是步槍消音器。

這種異常情況或許很容易被發現(雖然並非總是如此),但您怎麼知道您付錢購買的 100 美元禮品卡,到底是給客戶用的?還是被員工用於個人用途呢? 您要怎麼知道 DoorDash 送來的晚餐,到底是給客戶的贈禮,還是被您的某位業務人員大口吞下肚呢?

費用支出在疫情發生後整個都是問題。

而支出違規事件也是層出不窮。或者在某些情況下,甚至可以說是急速飆升。根據該報告指出,從 2019 年到 2020 年間,差旅與費用的違規率暴增了 292%。而且快速轉換至遠距工作模式後,在接踵而來的困惑與雜亂情況中,預付代墊費用違規事件與詐欺違規事件分別增加了 32% 與 12%。

當然並非全都是蓄意的。並不是每個人都想恣意揮霍媽媽給的牛奶錢。但隨著愈來愈多員工成為公司費用地代墊者(而且並非透過公司信用卡),就會發生愈來愈多的問題。

而且非常重要的一點是,這些問題到底是不小心的還是蓄意的。但不管怎樣,您的公司還是要把錢付出去,而且還追不回來。

您可以怎麼做?

我們在 2020 年經歷過疫情帶來的大規模快速變革,需要我們持續致力於改善。需要財務領導者重新檢視管理費用支出的方式,確保我們過去所仰賴的政策與流程都能因應今日的局勢變化與挑戰。因此我們必須找到能用來監控員工費用支出的新方式,以維護費用政策的合規性,即便員工不在辦公室工作也能遵循。需要更強大的成本控制及更彈性的流程,以便我們能按照目前實際狀況調整相關規範,同時還要讓員工更難違反規範。

SAP Concur/Oversight 報告也談論了這個主題,並提出一系列您可以採行的行動方案,讓您可以用來因應支出及其風險,包括監控高風險類別的開支、擴大公司信用卡計畫以強化您的稽核作業等。

所以請趕快為自己泡杯茶,然後好好查閱這些內容。接著請聯絡您的 SAP Concur 銷售代表,以瞭解更多資訊。